Contoh Format Membuat Surat Aduan Kepada Agensi Kerajaan

Surat-menyurat adalah salah satu daripada kaedah komunikasi yang diguna pakai secara meluas sehingga ke hari ini. Surat rasmi biasanya ditulis untuk pelbagai tujuan seperti membuat permohonan, bantahan, cadangan, makluman, aduan dan lain-lain. Dewan Bahasa dan Pustaka telah menggariskan panduan menulis surat rasmi menggunakan format yang betul. Untuk menulis surat aduan kepada agensi kerajaan, anda perlu menulis menggunakan format surat rasmi yang betul.

Format Surat Rasmi

Format surat rasmi mesti mengandungi beberapa perkara berikut:

Alamat pengirim
Garisan selang sebaris di bawah alamat pengirim (tips : cuma tekan simbol “-” 3 kali dan tekan “enter”)
Alamat penerima
Tarikh di bahagian kanan alamat penerima dengan huruf besar
Panggilan hormat. Gunakan “Tuan” (boleh untuk kedua-dua jantina)
Tajuk. Rumuskan tujuan surat ditulis. Setiap perkataan pertama pada tajuk hendaklah berhuruf besar kecuali kata hubung, kata sendi dan kata bantu. Tajuk mestilah bergaris di bawah.(tips : gunakan “Capitalize Each Word” dan gariskan dengan menekan Underline, U atau “Ctrl + U” pada papan kekunci.)
Kandungan surat. Pendahuluan dan penutup tidak perlu nombor dan perenggan. Untuk bahagian isi, mulakan perenggan dengan nombor 2
Tandangan pengirim. “Yang benar” untuk kegunaan umum. Sekiranya menulis surat bagi pihak sesebuah organisasi, “Yang menurut perintah” atau “Yang menjalankan tugas” boleh digunakan.

Tips Menulis Surat Rasmi Dengan Baik

Berikut adalah beberapa tips berguna untuk menulis surat rasmi yang baik :

Kandungan surat rasmi mestilah ditulis dengan gaya formal. Gunakan bahasa baku yang ringkas tetapi jangan terlampau ringkas sehingga merosakkan isi dan mengaburi mesej sebenar yang ingin disampaikan di dalam surat tersebut.
Penggunaan bahasa kiasan dan berbunga-bunga adalah tidak digalakkan sama sekali.
Gunakan kata panggilan hormat yang sesuai untuk penerima, seperti “Yang Berhormat”, “Yang Berbahagia”, “Datuk”, “Datin”, “Tan Sri”, “Tuan”, “Puan” dan sebagainya mengikut kesesuaian. Namun begitu, “Tuan” adalah kata panggilan hormat yang paling lazim digunakan sekiranya anda tidak mengenali atau mengetahui status penerima tanpa mengira jantina.
Elakkan penggunaan singkatan perkataan. Jika anda tetap mahu menggunakannya, maka tafsirkan singkatan perkataan tersebut di bahagian paling awal surat.
Nomborkan setiap perenggan kecuali perenggan pertama (pendahuluan) dan terakhir (penutup). Mulakan nombor perenggan selepas perenggan pendahuluan dengan nombor 2.
Baca atau “proofread” surat anda berulang kali sebelum menghantar surat bagi mengelakkan kesalahan ejaan dan tatabahasa. Langkah terbaik adalah meminta orang lain membacanya.

Contoh Surat Aduan Kepada Agensi Kerajaan

Lot 378, Kampung Tanjung Chat,
Jalan Sungai Keladi,
15300 Kota Bharu,
Kelantan Darul Naim

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Yang Dipertua,
Majlis Perbandaran Kota Bharu Bandaraya Islam,
Jalan Hospital,
15000 Kota Bharu,
Kelantan Darul Naim 12 JULAI 2018

Tuan,

ADUAN KEGAGALAN PIHAK BERKUASA UNTUK MENGUTIP SAMPAH SARAP

Merujuk kepada perkara di atas, saya ingin membuat aduan kepada pihak kerajaan tentang kegagalan pihak berkuasa untuk mengutip sampah di Kampung Tanjung Chat. Sampah yang tidak dikutip telah memberi banyak impak negatif kepada penduduk-penduduk di Kampung Tanjung Chat.

2. Sampah sarap yang terkumpul di kawasan lapang telah menjejaskan kehidupan seharian. Biasanya, kawasan perumahan kami amat popular untuk semua golongan masyarakat. Kanak-kanak selalu bermain di taman permainan dan orang tua membuat senaman di taman rekreasi. Kini, taman permainan dan taman rekreasi sepi tanpa suara kanak-kanak dan tidak lagi kelihatan orang tua dan golongan dewasa bersenam dan berjalan-jalan di sana. Malahan, penduduk dari kampung lain jarang dilihat berekreasi sambil melihat pemandangan indah di taman rekreasi kami. Sejajar dengan itu, bau busuk dan tidak menyenangkan juga menyebabkan kami tidak dapat tidur dengan nyenyak.

3. Sehubungan dengan itu, imej terjejas pula merupakan satu lagi masalah yang kami hadapi. Dahulu kampung kami sering dikunjungi penduduk kampung lain serta taman perumahan lain kerana kecantikan dan kebersihannya. Banyak yang memuji kampung kami tetapi sekarang kampung kami digelar Kampung Sampah atau Kampung Busuk. Kami berasa malu, malah sedih mendengar nama-nama jolokan tersebut. Selain itu, perniagaan di kawasan perumahan kami juga terjejas. Dahulunya terdapat banyak kedai seperti kedai kopi, restoran dan pelbagai kedai lain yang memberi kemudahan kepada kami mencari barangan keperluan asas. Dengan ini kami tidak perlu ke pasar raya besar. Tapi sekarang banyak kedai telah ditutup akibat hal demikian.

4. Antara langkah yang saya ingin cadangkan kepada pihak kerajaan adalah memastikan tugas pengutipan sampah agar menjalankan standard kerja dan tempoh yang telah ditetapkan dalam perjanjian kerja. Tambahan, pihak kerajaan juga boleh menambah bilangan tong sampah di sekeliling kawasan perumahan. Seiring dengan itu, saya ingin membuat permohonan kepada Pejabat Kesihatan untuk menjalankan aktiviti semburan kabus bagi kawalan penyakit demam denggi di kawasan kediaman kami. Kami berharap agar aduan dan cadangan yang dikemukaan mendapat pertimbangan yang sewajarnya daripada pihak tuan.

Kerjasama daripada pihak tuan dalam hal ini amat kami hargai.

Sekian, terima kasih.

Yang Benar,

_______________

(NIK NAJIB BIN NIK SOH)

Ketua Kampung Tanjung Chat, Kota Bharu, Kelantan.